CAHIER DES CHARGES

Comment rédiger un bon brief d'application ?

Fleur
 / Publié le 
April 26, 2022

Vous voulez enfin vous lancer ? Et le projet sur lequel vous allez travailler pendant des mois repose entièrement sur une application ?

Pas de panique, la première chose à faire est de rédiger un cahier des charges de l'application. En effet, cette étape est un passage obligatoire dans tout projet, il permet de définir vos besoins spécifiques ainsi que vos attentes. Il est donc primordial de connaitre les règles à respecter afin de créer un cahier des charges qui vous permettra de définir vos critères de qualité.

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Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Le cahier des charges est un document dit « contractuel » (lié par un contrat) à respecter lors d’un projet. Il permet au "maître d'ouvrage" de faire savoir au "maître d'œuvre" ce qu'il attend de lui lors de la réalisation du projet. Des pénalités sont généralement appliquées en cas de non-respect. Ce document décrit précisément les besoins nécessaires à la bonne confection du projet, c’est une sorte de consigne auquel le prestataire doit répondre. Il permet aussi de protéger les deux partis en cas de soucis.

Par exemple, le maître d’ouvrage est assuré que la finalité du projet sera conforme à ses demandes. Tandis que, le maitre d’œuvre peut mener le projet sans changement constant dans les demandes. Le seul moyen pour le maitre d’ouvrage de modifier le cahier des charges au cours d'un projet est un accord commun.

Il représente ainsi la pierre angulaire et guide les rapports entre tous les protagonistes tout au long du projet. De ce fait, le document doit être rédigé de manière à être compris de tous et doit comporter des informations propres comme :

- Exprimer de manière claire et concise les objectifs et la finalité du projet.

- Détailler au maximum le contexte du projet, c’est-à-dire, les contraintes techniques, les exigences particulières, la charte graphique, les livrables attendus, etc.

- Lister clairement les besoins et les caractéristiques de l’ensemble du projet.

- Mettre en avant les contraintes possibles afin de faciliter la communication et la productivité des différentes équipes.

- Définir le rôle de chacun pour avoir une meilleure répartition des tâches.

Ainsi, le cahier des charges résume les informations nécessaires à la construction d'un projet afin que les objectifs et les caractéristiques fournies soient compris de tous. Il s’agit donc d’un support couvrant à la fois les aspects généraux comme techniques. Les informations fournies visent à clarifier la situation et à mettre tous les acteurs sur le même niveau d'information. Bien évidemment, le cahier des charges peut prendre des formes diverses selon le type d’activité et le fonctionnement de l’entreprise.

Attention : Comme nous l'avons vu, le cahier des charges fait office de document contractuel entre le client et le prestataire. Compte tenu de l'importance de son contenu, il est conseillé de le faire vérifier (ou rédiger) par un avocat afin d'éviter tout malentendu ou autres conséquences néfastes pour l'entreprise.

Il doit donc contenir des dispositions qui encadrent juridiquement la relation client-prestataire. L'une des dispositions concerne l'établissement d'un calendrier précis. En effet, les prestataires doivent respecter scrupuleusement le planning à défaut d'être pénalisés en cas de retard. Les procédures de vérification pendant et après le projet ainsi que la forme des vérifications doivent également être clairement définis dans le cahier.

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Quelles sont les fonctions d’un cahier des charges ?

Nous l'avons bien compris, le cahier des charges joue un rôle central dans le pilotage de votre projet. C'est pourquoi, nous l'avons synthétisé comme suit :

- Il délimite les caractéristiques d’une commande. Plus la commande est détaillée et plus le cahier des charges sera important.

- Il permet de hiérarchiser les exigences ou demandes.

- Il sert de référence technique (à la manière d’une notice), il permet d’avoir toutes les étapes de réalisation d’une mission et permet de gérer l’ensemble des délais des différents intervenants.

- Il permet de maitriser les coûts financiers d’un projet. En effet, produire une application ou tout autre projet sans cahier des charges avec un budget préalable exposerait l'entreprise à des retards, changements de direction, problèmes de communication interne comme externe, etc.

- Il peut décrire le contexte économique, quantifier les objectifs, établir un périmètre d’action, renseigner sur l'utilité d'une fonctionnalité.

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Pourquoi se servir d’un cahier des charges ?

Chaque entreprise ou secteur d’activité élabore et adapte le cahier des charges selon ses besoins. Toutefois, nous pouvons distinguer l’utilisation interne du cahier des charges de son utilisation externe.

L’utilisation externe du cahier des charges

Un cahier des charges est une base de travail qui sert à limiter et à mettre un cadre autour d'un projet ou une mission. Il est aussi souvent utilisé comme support pour l'organisation afin d'encourager les discussions entre les différentes équipes en charge du projet.

Par exemple : La sécurité, les conditions de réalisation du projet, la tarification, le planning, la répartition des missions, les critères techniques et les conditions particulières peuvent être des sujets de discussion.

L’utilisation interne du cahier des charges

La rédaction d’un cahier des charges est un processus long, compliqué et fastidieux, il peut paraître contraignant mais est inévitable pour le bon fonctionnement du projet. Dans la majorité des cas, son utilité n'est plus à prouver. En plus d'aider à la définition des attentes, il peut aussi servir de Checklist à la fin du projet.

Au final le cahier des charges contribue à clarifier le projet et à impliquer, voire mobiliser, un certain nombre de personnes, cela peut donc être également un bon outil de management.

Pour résumer, le cahier des charges n’est pas un exercice facile et peut sembler décourageant, mais il vous permettra de mener à bien tous vos projets. Ce document demande du temps, du travail et de l’investissement. Soyez donc patient mais surtout méticuleux !

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