Les entreprises produisent chaque année de plus en plus de données qu’il est indispensable de protéger tout en respectant des contraintes juridiques de conservations de certains documents (factures, devis…). Afin de protéger ces données, les entreprises ont recours à la sauvegarde et à l’archivage. Ce sont des pratiques différentes, mais qui restent cependant complémentaires.
👉 Pour en savoir plus sur “Les plus gros hackings de données personnelles” lisez cet article.
En cas d’erreurs ou de problèmes techniques, les données pourront être facilement restaurées grâce à des copies régulières. En cas de contrôle, un défaut de conservation de certaines données sensibles pourra exposer l’entreprise à des sanctions judiciaires d’ou l’importance d’un suivi régulier. Mais deux principaux modes d’enregistrement existent et nous allons vous les détailler.
Quelle est la différence entre sauvegarde et archivage de données ?
Aujourd’hui, encore beaucoup d’entreprises font l’erreur de se servir de leur méthode de sauvegarde comme méthode d’archivage car elles pensent que ces deux notions sont semblables. Or, c’est une mauvaise pratique car les sauvegardes seront très volumineuses et seront conservées sur une très longue période ce qui peut entraîner des coûts exorbitants. Il est donc important de faire la différence entre ces deux notions.
Quelques définitions :
Une sauvegarde permet de restaurer les données de façon équivalente en cas de dommages, suppressions non volontaire ou problèmes techniques, grâce à des duplicatas effectués en amont. Les sauvegardes se réfèrent dans la majorité des cas à des données qui sont encore utilisées dans l’entreprise.
Lorsque une sauvegarde est réalisée, les données de base ne sont pas effacées. Différents types de fichiers peuvent être sauvegardés : fichiers complets d’un ordinateur, photos, vidéos, bases de données… Dans tous les cas, le but d’une sauvegarde est de reconstituer les données qui ont subi des endommagements.
Une archive est une copie d’une donnée afin que celle-ci devienne une référence pour l’entreprise. Dans la majorité des cas, une fois que l’archive est créée, l’original est supprimé même si cela n’est pas une mention obligatoire. Contrairement à la sauvegarde qui possède qu’un seul but (restaurer des données endommagées), l’archive en possède plusieurs. Le plus commun est de pouvoir conserver, récupérer et prendre connaissance de données désuètes dans le futur : contrats, commandes, devis, mails avec informations importantes… L’archive permet de gagner de l’espace de stockage et implique, dans la majorité des cas, des données qui ne sont plus utilisées par l’entreprise au moment de l’archive.
Des pratiques éloignées
Les notions de sauvegarde et d’archivage de données sont différentes.
La sauvegarde permet de restaurer des données endommagées à un instant précis (par exemple, la base de données telles qu’elle était le 10 décembre à 18h) et peut toucher un fichier unique, un serveur ou une base de données entière. Pour réaliser une restauration de données, il est nécessaire de connaître l’emplacement de la donnée lors de sa sauvegarde. Dans le cas contraire, il est impossible de retrouver la donnée.
L’archive sert à retrouver des données anciennes, sur une large période de temps bien définie (tous les devis des cinq dernières années, par exemple). De plus, les outils de récupération de données ont l’avantage de ne pas nécessité d’informations spécifiques pour retrouver les données anciennes contrairement à la sauvegarde. Mais, la différence principale réside aussi dans le fait que la sauvegarde est composée de copies des données alors que l’archive est un original des données.
Mais, la sauvegarde et l’archivage de données restent complémentaires
La sauvegarde de données et l’archivage sont des notions différentes mais qui sont néanmoins liées. En effet, grâce à la sauvegarde, les données sont copiées et peuvent être restaurées en cas de problème. L’archivage permet de conserver ces données dans le temps et d’y avoir accès ultérieurement en cas de besoin. Ces deux pratiques sont incontournables et indispensables pour toute entreprise dans l’optique d’une gestion efficace de la data.
Ainsi, vous l’aurez compris à travers cet article: ne confondez pas ces deux notions de sauvegarde et d’archivage même si elles sont complémentaires. De plus, vous ne devez surtout pas utiliser vos moyens de sauvegardes comme moyens d’archives.
Des outils existent et sont spécialisées dans la sauvegarde et la restauration des données comme Backupify qui est spécialisé dans les applications web. Les entreprises peuvent y sauvegarder leurs données Google Apps for Business et Salesforce par exemple.
En parallèle, Google Vault a été développé par Google Apps for Business et permet également d’archiver vos données.
Vault vous permet de conserver, de préserver à titre conservatoire, de rechercher et d’exporter des données pour répondre aux besoins de conservation des données et d’e-discovery de votre organisation.
👉 Lisez cet article pour en savoir plus sur la protection des bases de données d’entreprise
