Toute entreprise qui effectue encore des tâches financières, telles que la comptabilité, opère manuellement selon un paradoxe unique, alors que l’automatisation des tâches peut réellement être mise au service de la finance
Malgré l’extension des technologies dans l’entreprise depuis la fin des années 80, il reste encore beaucoup de travail manuel, répétitif et (franchement) fastidieux à effectuer dans tous les services financiers des entreprises.
Pourtant, avec la digitalisation des process il devient paradoxal de continuer à gérer complètement humainement la comptabilité, la gestion de la paie, l’édition de devis, l’analyse de données financières…Comment éviter complètement un certain degré d’erreur humaine pour des tâches qui doivent être entièrement exemptes d’erreurs à chaque fois ?
Bien entendu, la solution consiste à automatiser des tâches banales et répétitives. Les machines peuvent reproduire les actions nécessaires pour les réaliser et produire des résultats parfaits à chaque fois.
L’automatisation est plus abordable que jamais, et c’est certainement moins cher que de corriger les erreurs de facturation ou de paie. Ces erreurs peuvent avoir de lourdes conséquences pour les personnes directement touchées et peuvent nuire à la confiance des employés et des clients dans l’entreprise.
C’est pourquoi la finance est l’endroit idéal pour commencer à mettre en œuvre un programme d’automatisation dans votre entreprise. Votre personnel des finances appréciera d’être libéré des de ces tâches routinières et les résultats parleront d’eux-mêmes.
Automatisation des tâches, pas des travaux
En ce qui concerne l’automatisation de la main-d’œuvre, il est important de rappeler pourquoi vous avez embauché votre équipe financière. Ce n’était pas pour leur capacité à copier et coller des données d’une feuille de calcul à une autre. Enlever la routine de leur journée de travail n’est pas la même chose que de les remplacer par des robots. En fait, c’est exactement le contraire. L’automatisation leur permet de se concentrer sur leur contribution unique à l’entreprise, et non sur les tâches qu’ils préféreraient éviter.
Voici certaines des tâches couramment effectuées manuellement qui sont prêtes à être automatisées.
La Paie
La fonction la plus évidente de la finance pour l’automatisation est peut-être celle exercée par un service différent dans certaines entreprises. Les services de paie internationaux tombent souvent dans le domaine des ressources humaines en raison de la nature sensible des problèmes de paie et de confidentialité des employés.
En tant que tel, la paie est l’union des deux départements, une personne que personne ne veut vraiment. Personne ne manquerait les heures consacrées à la réconciliation des données provenant de nombreuses sources et, dans le cas d’une société internationale, de monnaies différentes et même de langues différentes.
Une précision accrue
Avec le niveau d’automatisation actuellement disponible, il n’y a aucune raison de continuer à gérer la paie à la main. La rapidité, la cohérence et l’exactitude offertes par l’automatisation sont parfaitement visibles en ce qui concerne la paie. Il n’y a plus de soucis d’erreurs humaines, et le travail est fait en une fraction du temps nécessaire pour le faire à la main.
Bien que toutes les tâches financières doivent être effectuées correctement à chaque fois, cela est particulièrement vrai pour la masse salariale. Les employés comptent recevoir leur salaire correct tous les mois. De plus, des erreurs de paie peuvent exposer votre entreprise à des amendes de la part des autorités fiscales.
La comptabilité
L’automatisation de la comptabilité est similaire à l’automatisation de la paie. Les deux exigent que les entreprises abandonnent la pratique de longue date consistant à travailler avec un stylo et du papier. Les informations doivent être disponibles sous forme numérique pour que le robot puisse y puiser et les compiler.
La comptabilité est également un autre domaine de la technologie financière où l’erreur humaine a tendance à se glisser quand on s’y attend le moins. Dans un processus manuel, il suffit que la personne qui entre les données écrive accidentellement le mauvais numéro ou l’écrive dans le mauvais espace. Avec l’automatisation, ces types d’erreurs disparaissent complètement.
Prenons comme exemple la facturation qui est au cœur de la comptabilité de toute entreprise pour comptabiliser correctement les revenus et gérer la dette des clients et des fournisseurs.
Pourquoi devriez-vous automatiser votre facturation ?
La facturation est un processus parfait pour automatiser les commandes qui devraient être facturées en fonction d’un ensemble de scénarios, et peuvent même être automatiquement envoyées aux clients, le cas échéant. Certains avantages de l’automatisation de votre facturation incluent:
Accès à un compte de résultat en temps réel
La facturation automatisée garantit l’exactitude de vos rapports de rentabilité ainsi que leur réalisation instantanée. Cela vous permet de prendre des décisions en temps réel basées sur les données sans avoir à vérifier quelles commandes ont été facturées et quelles commandes ne l’ont pas été.
Des comptes débiteurs et créditeurs simplifiés
La gestion des comptes fournisseurs et des comptes clients est essentielle pour maintenir des relations positives avec les clients et les fournisseurs, ainsi que pour être payé à temps et garder le contrôle de votre trésorerie. Essayer de suivre manuellement les conditions de paiement des clients, l’âge des factures et l’état du paiement peut rapidement mener à des factures manquées et à des clients en souffrance. En adoptant une approche automatisée de la génération de vos factures, alimentée par le suivi des données CRM, vous économisez du temps pour changer de système et corriger les erreurs.
Faites-vous payer plus vite !
L’envoi des factures au moment où une commande est expédiée augmente les chances de paiement rapide et ponctuel des clients. Cela peut augmenter votre trésorerie à court terme, vous permettant de rembourser vos propres fournisseurs plus rapidement, d’acheter de nouveaux produits et de réagir plus rapidement aux opportunités.
Une expérience client améliorée
Les factures papier, les fax et les feuilles de calcul sont rapidement en train de devenir du passé. Les clients modernes s’attendent à une expérience de commande et de facturation rationalisées, sinon ils pourraient rechercher de nouveaux fournisseurs. Un processus de facturation automatisé garantit à vos clients une expérience cohérente à chaque commande.
Enfin, un processus de facturation automatisé vous permet de vous concentrer sur la relation client et, par conséquent, d’augmenter vos ventes, au lieu d’exécuter de manière incorrecte vos processus administratifs.
Les analyses financières
Des données cruciales soumises à l’inconstance humaine
En raison de la nature des structures fiscales et sociétaires, il est nécessaire de créer des rapports et des revues périodiques, composés principalement de faits et de chiffres tirés de nombreuses sources différentes.
Outre la myriade de feuilles de calcul Excel, les systèmes ERP de l’entreprise contiennent des données cruciales, différents silos d’informations et de nombreux référentiels de bases de données brutes à partir desquels le personnel doit effectuer des exportations manuelles (au mieux. CSV ou .xls).
Jusqu’à l’arrivée de solutions globales de gestion d’entreprises (comme celles proposées sur mesure par Hello Pomelo) capables de réaliser tout cela (et même d’automatiser une grande partie de celles-ci), l’accent mis sur le tri manuel était à la fois obligatoire et très coûteux.
Pourtant, personne ne commence une carrière dans la finance, rêvant de passer ses journées à trier des partages de fichiers en ligne et locaux, dans les classeurs (virtuels et physiques) de différentes divisions, et à coller des informations de la source x à la destination y. Mais malheureusement, c’est la réalité pour beaucoup.
Trop de temps perdu à recalculer des tableaux entiers
Le besoin de rapport précis ainsi que de responsabilités en matière de rapports temporels signifie que de nombreux services financiers, même dans les grandes entreprises, travaillent efficacement de manière rétrospective : ils rendent compte de ce qui s’est passé et non de ce qui se passe.
En plus des erreurs humaines (ou ennuyeuses), près d’un tiers des directeurs financiers indiquent qu’il leur faut neuf à dix jours par mois de travail pour identifier et corriger les erreurs dans les données financières. Et même 60% des dirigeants ont déclaré avoir travaillé pour une entreprise qui a dû produire un recalcul complet des revenus, en raison d’erreurs qui n’avaient tout simplement pas été identifiées avant la clôture.
Malheureusement, tant que votre entreprise n’aura pas déployé une solution capable d’agréger automatiquement des données financières, de s’interfacer avec des systèmes existants et d’automatiser de nombreux processus chronophages, elle s’exposera à des concurrents qui adoptent ces outils digitaux et transforment l’ensemble de la position de la fonction financière en un développement stratégique proactif.
